■Ｗｅｂ版招待状制作 告知文書メール送信 会費集金インターネット決済 機能セルフ操作■
《運営：行政書士 古藤勝広 事務所》
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幹事様は、幹事事務遂行の過程で、
直前まで出欠態度を明らかにしない、あるいは当日キャンセルで、
当初予算を狂わせるゲストに当日まで翻弄されます。
小規模で割勘制の飲み会であれば、
支払で損失が出ることはないのですが、
２０〜３０人を超える規模、
例えば結婚式の二次会、
あるいはクラス会、同窓会では、
一定スペース（宴会場）の確保、
コースあるいは盛り合わせ料理の注文、
飲み放題制の採用は、予約によることが好ましいと考えられます。
これらの支払に対し、会費制＋当日集金制で対応するとしましょう。
当日、ゲスト様が１人も欠けることなく、
会費も当初見込額で全額回収できる保証はありません。
残念ながら、一定規模を超える宴会、パーティーでは、
当日ドタキャンする困ったゲストが、相当の確立で発生します。
幹事様は、集金、支払が終わるまで、
生きた心地がせず、酔える気分ではありません。
ドタキャンでの会費未回収分は、その損失をどこから持ち出すのでしょう？
宴もたけなわの現場で、あらためてゲスト様から、不足分均等に追加会費を徴収できることなどできるでしょうか？
現実には、幹事様が自腹で損失を持ち出す悲劇に遭うのが、落ちではないでしょうか？
そんな幹事さんのつらい立場、察するに余りあります。
幹事事務ＩＴ化推進運動は、そのような幹事様のリスク排除、低減を目指し、開設の運びとなりました。
当初から会費操作で高目に設定し、
当日キャンセルに備える慣習があります。
現実にあらかじめ防御線を張る
賢明な幹事様は数多くいらっしゃるでしょう。
それはある意味正しいのかもしれません。
ですが、よく考えてみてください。
現場へ来てくださっているゲスト様は、
わざわざ時間を空け、交通費を負担して、
会費まで納めて出席くださっている、ありがたい存在です。
一方の当日キャンセルするゲストは、一旦は来るとしながら、
自己の都合で、一方的かつ突然、約束を破っています。
損害が出ることも予測できるでしょうが、連絡もありません。
両者の立場は明らかに違います。
一方的にトラブルを起こしている後者のため、
なぜ、なにも悪くない前者が、その損失を被るのでしょう？
そんな不正義な構図、正当化してよいのでしょうか？
今までこんなことを許してきた幹事様もゲスト様も、お人好し過ぎです。
幹事様が、当日キャンセルにより金銭的損失を被ることなく
快く出席してくださったゲスト様に対する裏切り行為的損失被せもしない仕組、
会費前納制＋インターネット決済を強く推奨いたします。
インターネット決済は、難しいものではありません。
幹事様には実に便利で、ゲスト様には容易に操作できます。
幹事様は、ゲスト様宛の会費請求書メールが容易に作成、送信できます。
ゲスト様は、届いた請求書メールにリンクされた決済ページにアクセス、
インターネット決済のアカウント（権利）取得手続を経て、
送金を実行するだけで、支払は完了です。
証拠力も高いので、誰が払った、払ってないの水掛け論も排除できます。
幹事様は、もう当日ドタキャンに怯える必要はありません。
当日は、会費を納めていただいたゲスト様を受付で待ち受けるのみです。
当日は、司会進行、余興の盛り上げに専念できます。
会費は既に回収済みです。支払の心配は要りません。ゲスト様とともに酔ってはしゃげるのです。
ドタキャン分でムダになる経費も発生しません。
景品や、飲食代に最大限上乗せできます。
利益が出たなら、次回に繰り越すか、
結婚式二次会など一過性のイベントなら
幹事様を報いる費用に充ててもよいと思います。
幹事様もゲスト様も、同じ宴会、パーティーの構成員であり、
幹事様に会費負担上の免除や減額の優遇措置が一般的にあるわけでもありません。
ところが、どういうわけか幹事様≦ゲスト様の力関係は、多分に見受けられます。
もちろんゲスト様の多くは、幹事様に迷惑をかけないよう、
出席の約束も、集合時間も守り、会費もきちんと支払う良識ある方です。
幹事様にねぎらいの言葉をかけ、感謝の気持ちをお持ちです。
ただ、残念なことに一定規模を超えると幹事様との約束より
自己の都合を優先する無礼な人物が存在するのも確かです。
もちろん不可抗力による事情もありましょう。
ただ、立場上、当日のトラブルに対処するのは幹事様です。
少なくとも当日キャンセルなど自己の責で発生した損失は、本人が払うのが筋であると思います。
この点に関しては、みなさま寛容で、
出席されたゲスト様から集めた会費で損失を補填、
あるいは幹事様持ち出し、結婚式二次会の場合では、
新郎新婦様が持ち出すこともしばしばあるようです。
幹事様が会費面で優遇される事例はあります。
飲食業者様で、結婚式二次会あるいは同窓会プランをご用意され、
幹事様、新郎新婦様分の飲食費免除サービスを提供される場合です。
また、会費操作で一般ゲスト様から少し高目の会費を集め、
幹事様、新郎新婦様分の飲食費に充てることも可能でしょう。
会費操作も幹事様の事務労働、リスク引受の対価であり、批判の対象ではありません。
ところがひとたび、想定外で多くの当日キャンセルが発生してしまえば、
免除サービスあるいは幹事様、新郎新婦様人数の範囲内で支払がとどまればまだよいほうで、
その分差し引いても足が出てしまうこともありましょう。
せっかくのお店の好意も、会費操作も吹き飛んでしまいます。
そういった中、当日キャンセル分は、精算時にカウントしない業者様も出てきました。
幹事様には、救世主的なありがたい措置です。
あまりに潔く寛容で、おそれいりますが、
そこにトラブルを起こした当事者が
まったく存在しないことに違和感を覚えます。
