■Ｗｅｂ版招待状制作 告知文書メール送信 会費集金インターネット決済 機能セルフ操作■
通常、幹事様には、会費面の減額または
免除の優遇措置があるわけでもありません。
また、幹事事務は、専従でなすことはできませんから、
その準備には、プライベートな癒しの時間である休日、および就業後、
あるいは、わずかしかない就業中の休憩時間を犠牲にするしかありません。
苦労して告知文を考え、ゲスト様宛に届けても、
欠席回答ならまだしも、無反応には虚しさを覚え、
「出席できるかもしれない」程度の保留回答に戸惑わされます。
これでは会場に対する正式な予約人数も報告できません。
《運営：行政書士 古藤勝広 事務所》
《〒819-0005 福岡県福岡市西区内浜二丁目33番1-201》
《ＩＰ電話＆ファックス 月〜金 9:00〜18:00 050-3513-4627》
《ソフトバンク携帯電話 上記時間帯以外or不在時 080-3956-8375》
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インターネット上で幹事様の事務局を構えるという発想
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■Ｗｅｂ版招待状は、通販でいうカタログ
まず、左のＷｅｂ版招待状をクリックし、アクセスしてみてください。
ＰＤＦファイルで制作した招待状は見た目も綺麗です。
中段上部右にある＞＞＞地図リンクをクリックしてみましょう。
会場の地図にアクセスできましたね。
インターネット上では、紙媒体に比べ
情報スペースが階層的に確保できるため
上記をクリックしてもファイルが開かないときは下記ソフトをダウンロードしてください。無料です。
■受付台帳（名簿）
その他の機能では、
受信メールの所定事項が
ＣＳＶダウンロードできます。
プリントアウトすれば、そのまま
受付台帳（名簿）としても使用できます。
■告知は携帯メールもしくは葉書で
本来は、あらかじめゲスト様のパソコンメールアドレスが
把握できていれば、そこへ告知メールをお届けするのが理想です。
ところが現実には、プライベートなお付き合いでは、
幹事事務で最大懸念事項は、会費の集金です。
同窓会、結婚式二次会は、数十〜百名規模であり、
取り扱う金額も必然的に大きくなります。
当日は、集金、支払が済むまで、生きた心地がしませんし、
現実にドタキャンが出たら、足が出ない範囲であっても、
損失は結局、ゲスト様から集金した会費からの余剰金で持ち出しになります。
キャンセルによる損失を当事者以外の負担で充てることは、好ましくありません。
キャンセル本人負担の実効性を高めるには、
インターネット決済による会費前納制が最適と考えます。
仕組は、ご出席でお申し込みいただいたゲスト様に対し、
ご登録いただいたメールアドレス宛、請求書をお届け、
ゲスト様に、請求書リンクの決済ページへアクセスいただき、
決済アカウント（権利）取得手続を経て、会費をお支払いいただきます。
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幹事様、ゲスト様ともに音声動画視聴によるセルフ操作です
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祭りのあとも付帯機能を使いこなして盛り上がりましょう
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■ＨＴＭＬ形式Ｗｅｂページ
結婚式二次会が一過性であるのに対し、
同窓会あるいはゴルフコンペには、
反復継続性があります。
反復継続性あるイベントにフォーカスした
ボーナス版プログラムでガイドします。
■出欠回答
申込メールフォームへアクセスしました。
ゲスト様は、このページから
所定事項を入力し、幹事様へ送信します。
送信された所定事項は、ほぼリアルタイムで
幹事様、ゲスト様双方のメールサーバーへ
幹事事務ＩＴ化の機能操作は、パソコン＋インターネットのセルフ操作です。
音声動画を視聴いただきながらの操作なので、読むストレスはありません。
操作が不明のときは、メールでサポート（無期限、回数無制限）いたします。
（音声動画ガイドの一例）
上記をクリックしてもファイルが開かないときは左記ソフトをダウンロードしてください。
通信販売は、ほとんどの方がご利用のご経験があるはずです。
インターネット上の通信販売では、カタログで商品を決め、
メール対応の注文書で所定事項を入力、送信を経て商品が届きます。
支払もインターネット決済で、代金振込のためにわざわざ銀行や郵便局へ出かける必要もなくなりました。
これらの仕組は提供者が企業であるゆえ、コストと時間をかけて
巧みに構築された印象がありますが、実際は個人レベルでも容易に構築できるのです。
幹事事務の場合、幹事様が、セルフ操作で
インターネット上の事務局を構えるという発想です。
通信販売のカタログにあたるのが招待状、案内状です。
それをお客様にあたるゲスト様にメールでお届けして、
注文書にあたる出欠回答は、専用メールフォームから受け付けます。
出席回答者には請求書をお届けし、インターネット決済で
会費を送金してもらう仕組を幹事様がセルフ操作で構築するわけです。
これら一連のアクションが幹事事務のIT化です。
大多数の幹事経験者の本音です。なぜでしょう？
そもそも幹事様だって、パーティー、宴会、あるいは、
ゴルフコンペの一構成員。立場はゲスト様と同じなんですよ！
何でわざわざ、数週間あるいは数ヶ月も前から、
会期、会場をリサーチの上、会費、予算を組み、
ゲスト様に対する告知、出欠回答受付、予約を経て、
当日には、受付、集金、支払、司会進行までにわたる
幹事事務を幹事様だけが奉仕しなければならないんですか！
■音声動画で、ゲスト様にも操作ガイド
Ｗｅｂ版招待状の最下段には、リンクが集中しています。
ゲスト様は、ここにアクセスすることで
さまざまな機能が使用できるわけです。
「ゲスト様機能操作ガイド」をクリックしてみてください。
このページは、音声動画のリンクパネルで構成されています。
フリーメールアドレスの取得、メールフォームからの出欠回答送信、
インターネット決済アカウント（権利）の取得から、会費送金方法などの操作ガイドです。
ゲスト様にインターネット接続パソコン環境がない場合も想定し、
よそ様、例えば職場、学校、友人知人のパソコンを使わせてもらうことで
操作環境がクリアできるよう構築しました。
これらの機能は、リンクパネルの音声動画を視聴いただき、セルフ操作いただくだけです。
読むストレスがなく、操作も容易なので、ゲスト様の反響はよいと思います。
次は、Ｗｅｂ版招待状の「申込メールフォーム」をクリックしてみましょう。
控えが届き、証拠が残る仕組です。
電子メールは、文字情報による通信なので、双方に証拠が残り、
電話や伝言による不安定な回答とは、効果が大きく異なります。
幹事様も、確信を持って人数が予約できるわけです。
メールフォームの機能では、この他、幹事様から
ゲスト様の登録されたメールアドレス宛、メールの一斉配信もできます。
すなわち、会期数日前、出席で申込受付している旨の念押し、あるいは、
変更事項が発生した場合なども、一斉メールで、ゲスト様にお知らせすることができます。
■掲示板
「掲示板ﾊﾟｽﾜｰﾄﾞXXXX」をクリックしてみましょう。
トップページでは、パスワード入力が求められています。
すなわち、掲示板にアクセスできるのは、パスワードﾞを知る
ゲスト様に限定されます。
結婚式二次会であれば、お祝いメッセージの書き込み、
盛り上がるゲーム類の推薦、同窓会なら余興のエントリーでも使えます。
画像の投稿もできますので、当日のデジカメや写メール撮影の画像も、あとから披露することができます。
■フォトギャラリー
では、最後のリンク「フォトギャラリー」です。
当日の様子を撮影した画像をアップロード（転送）することで機能します。
したがって、招待状をお届けした段階では、まだデータがない状態です。
Ｗｅｂ版招待状制作当初の操作では、ＵＲＬの取得とリンクにとどまります。
イベント終了後、画像の転送を経て、メール配信でゲスト様にお知らせします。
携帯電話のメールアドレスが最も把握されていると考えます。
したがって、基本は、Ｗｅｂ版招待状のＵＲＬは、
携帯メールにリンクして、ゲスト様に一斉配信するスタイルでガイドしています。
ただし、同窓会の場合は、付き合いにブランクがあり、
幹事様も、ゲスト様すべてにわたる携帯メールアドレスは、
把握できていないでしょう。
むしろ、同窓会名簿による住所把握のほうが容易であると思います。
そこで、葉書による告知まで対応できる機能もガイドしました。
告知の文章（メッセージ）は、メール、葉書ともにテンプレート（雛形）をご用意していますので、
幹事様は、テンプレート（雛形）をダウンロード、一部アレンジしていただくだけで、ご使用いただけます。
同窓会では、恩師様宛招待葉書テンプレート（雛形）もご用意しています。
ゴルフコンペも然り、面識もあまりない付き合いの浅いゲスト様、あるいは仕事上の力関係上、
本人に代わってキャンセル料を立替えてしまうも、あとから請求しづらい場合が多分にあります。
予想を上回る当日キャンセルに遭遇し、支払で足が出たら、どうしましょう。
■同窓会を発展進化させる機能
同窓会は、それだけで楽しいもので、
次もまたといった気持ちにもなります。
ゲスト様は次の構想に期待し、
向上心旺盛である幹事さんは、
同窓会に発展性を求めます（人は、ワクワクすることには、発展を望みますよね）。
次回の同窓会は、宴会、パーティーの域にとどまらず、
例えばバーベキュー、キャンプなどアウトドア系レクレーション、
ソフトボール、ボウリング大会などスポーツ系レクレーション＋打ち上げ、
究極では団体旅行（同窓会なので、気分は修学旅行）を目指してみませんか？
もちろん発展には、手配面、費用面で、早目の着手が求められ、
ゲスト様個々の意向も異なり、幹事様独断で決めかねる要素も多々あります。
その調整には、アンケートやリクエストを集めるほうが望ましく、
ボーナス版プログラムでは、アンケート投票機能もガイドしてゆきます。
多数決を経たプランには、根拠があり、正当性があります。
ゲスト様側からリクエストなどあれば、コメントも書き込むことができます。
■ゴルフコンペでは、組み合わせ表をリンク
ゴルフコンペなら、掲示板よりも
組み合わせ表をリンクしたほうがよいですね。
ゲスト様から出欠の回答をいただいてからの組み合わせですので、
当初は、ＵＲＬをリンクするだけで、ファイルの転送はできません。
申込締切後、組み合わせ表テンプレート（雛形）をダウンロード、
ワードもしくは、パワーポイントで編集、ＰＤＦファイル変換、
■ゴルフコンペではファックスによる告知も
ファックスは、葉書同様、Ｗｅｂ版招待状のリンクが貼り付けられません。
印刷したＵＲＬは、リンクからワンクリックでアクセスできず、
わざわざＵＲＬをゲスト様に直接入力してもらう必要があるので、
インターネットとの相性がよいとはいえないのですが、
ゴルフコンペでは、企業単位で告知する場合も
多分にありますので、ファックスによる告知もガイドしました。
告知が企業単位である場合は、
１通で複数による申込も想定されます。
申込メールフォームも同伴者の申込に対応できるよう工夫しています。
■積立は高額イベントの実効性を高める
旅行やゴルフコンペでは、通常の宴会、パーティーより、
費用面でクリアしなければならない点が多分にあります。
私たちは、高額な商品やサービスの購入にあたって、
分割払なる手段を知っていますね。前払いによる旅行積立はその好例です。
この積立なるアクション、個人でなすのは容易ですが、
団体で、一律になしてゆくことは、思いの他、困難です。
かつて友人７人でやってみたのですが、
あっさり２ヵ月目で足並みが乱れてしまいました。
現金手渡しなら、毎月、各メンバーが会計人のもとへ持参するか、
逆に会計人が各メンバーを訪問、集金しなければなりません。
振込あるいは、現金書留による送金なら、手数料、送料がかかる上、
銀行や、郵便局の窓口にわざわざ出かける煩わしさもあります。
私たちは、結局、各々で個人的に積み立ててみる
ことにしましたが、めでたく満期を迎える者は、案の定一部で、
旅行代金一括払いか、旅行自体を断念する者が多勢を占めました。
そんなわけで、ボーナス版プログラムでは、インターネット決済による
会費積立を試み、メンバー専用ページをあらたに開設する方法をガイドします。
積立状況は、幹事様が月例で表計算ソフトへ入力、管理してゆきます。
（上記、表計算テンプレートは、ボーナス版プログラムリンクパネルからダウンロードできます）
表計算ファイルをＰＤＦファイルに変換、専用ページ更新の上、メンバーへ報告します。
さらに専用ページは鍵付き機能で保護、パスワードを知る
積立参加メンバー様のみがアクセスできるように操作します。
幹事事務のＩＴ化では、一旦仕組を構築すれば、以降は
一部内容を更新するだけで、稼動させ続けることができます。
幹事事務局として、ホームページが有効に機能する段階へ移行します。
これまで幹事様は、ゲスト様の土俵で不利な相撲を取らされていました。
それゆえ、ドタキャンなる反則技で、苦戦を強いられ続けてきたのです。
ですが、もはやあなたは、幹事様の土俵で、自分有利もしくは、
少なくともゲスト様と対等に相撲を取る方法を知ってしまいました。
当プログラムダウンロードの３日後には、あなたはもう、幹事様の土俵にあがっているかもしれません。
目的に向かって起こすアクションは積極的です。
積立で、満期を待つ期間は、
ワクワク感があり、
めでたく満期を迎えた瞬間は
また格別な達成感があるでしょう。
地図などの画像情報も、上記のように別ページで表示させることができるわけです。
あらためて幹事様から再告知、あるいは保留の行方を問えば、
結局欠席であったり、またしても保留、なかには他のゲスト様へ
伝言で回答を預ける行為にあきれ果て、不安のままで人数を予約してしまいます。
当日は当日で集金のため、スタート直前まで受付に立ち、
以降も余興の司会進行で、自身の飲食はほとんどできません。
疲れ果てた終盤、上から目線で「盛り上がらなかった」
「おもしろくなかった」などの批評を浴びせる一部の悲しいゲストからのストレス。
挙句の果てには、遅刻と思っていたゲストが最後まで現れず最悪のドタキャン！
予算が大幅に狂わされ、立替および会費未回収分は、幹事様持ち出しの悲劇！
これでは、幹事なんかやらないほうがいいとなるわけです。
上記の「奉仕」の意味を履き違えてはいけません。
休日や就業後、貴重なるプライベートな癒しの時間を犠牲にしてはいけません。
また、ドタキャンで回収できない会費の損失をよそから持ち出す、
すなわち不正義を正当化してもいけません。
「デキルヤツ」は、幹事事務の負の要素を排除、軽減する仕組を構築するのみです。
幹事事務は、就業中のわずかな休憩時間内で済ませ、
ドタキャンの損害は、本人に負担させるべきです。
幹事様が泣き寝入りしてはいけません。
快くご出席くださったゲスト様の会費から損失を持ち出す裏切りも然りです。
当然のごとく慣習化されていますが、冷静に考えるとおかしいですよね？
「仕方ない」という考えは、すなわち泣き寝入りです。
選ばれた存在である幹事として、それでゲスト様に対し、堂々と胸を張り、誇りをもてますか？
そもそも従来、なぜ幹事様の立場は不利であったのでしょう？
それは、幹事様が相手の土俵で相撲を取っていたからです。
幹事様は専従者ではありません。アマチュアです。
どのようなリスクがあり、リスク回避のすべも知りません。
出席率は高く、ゲスト様も裏切らないはずであると信じています。
ゆえに、この不利で危うい幹事様による
当日集金、景品類購入費の立替なる安易な
リスクの引き受けが、慣習化してしまっているのです。
たまたま、当日ドタキャンの規模が小さく、
損失額も大き過ぎなければ、泣き寝入りも見過ごされてしまい、
また、反復継続性が低く（例えば結婚式二次会は一過性、
同窓会やゴルフコンペは幹事持ち回り）、次回も教訓が生かされない構造なのです。
プロフェッショナルである専従者なら、相手の土俵で相撲を取ることはしません。
旅行会社なら、ツアー代金の集金を出発日の当日払にするでしょうか？
セミナーも、ディナーショーも、コンサートであっても然りです。
対価は前納制、チケット制であり、仮に当日ドタキャンがあっても
損失は本人負担であるのが普通の取り扱いです。
すなわち専従者は、相手を自身の土俵に引っ張り上げ、
自分不利の状況には、ならないよう、工夫して相撲を取っているのです。
幹事様は、プロフェッショナルではありません。利益を上げる必要はありません。
ですが、少なくとも当日ドタキャンによる裏切りで失望に耐え、
例え小額であったとしても、その損失をよそから持ち出してはいけません。
当日の会費集金制の実態はどうでしょうか？
あらかじめ、お釣のため小銭の準備が必要である上、
集金とお釣の受け渡しで、受付は大混雑するでしょう。
なんとか受付は終えるも、集計段階で、人数と集金額の計算が合わず、
何度も何度も計算し直し、数え直すも、結局原因は、不明であったりするのです。
「デキルヤツ」である幹事様は、会費集金は自分の土俵の上で、すなわち、
会費前納制で済ませておき、当日は受付でゲスト様を待ち受けるのみです。
ゲスト様との力関係は、幹事様の土俵上では、対等もしくは有利です。
当日は、幹事様も、あくまでゲスト様であり、同じレベルで楽しみましょう。
奉仕する部分は、前日までに出し尽くしておき、
当日は、憂いなく、酔ってはしゃげる待遇を受けましょう。
世の中には、いつも、みんなから
なぜか幹事さんを頼まれてしまう、
あるいは自ら幹事さんに立候補してしまう
「幹事体質」「幹事気質（かたぎ）」なる方が存在します。
お人好しで、押し付けられているふうでもありません。
これまで、負の要素ばかりに焦点を当ててきましたが、
一概に損な役回りばかりでもないようです。
■誇り、名誉は高次元の欲求を満たす
数十人規模もある結婚式二次会、同窓会あるいはゴルフコンペで、
その人が幹事の指名を受け、もしくは前任者から引継がれた理由はなんでしょう？
他でもありません。
「この人ならやってくれる」「この人にやってもらいたい」
という信頼、期待の現れです。
よくよく人物を観察してみると「デキルヤツ」が
幹事の指名、引継ぎを受けていませんか？
すなわち、当サイトに訪問されてきたあなたは、
周囲から「デキルヤツ」として期待された選ばれた存在であるわけです。
人が行動を起こす動機付けを解明する
理論に【マズローの欲求段階説】なるものがあります。
アメリカの心理学者アブラハムマズローの有名な理論で、
人間の欲求は５段階のピラミッドのようになっており、
底辺の欲求が満たされると、
１段階上の欲求を志すというものです。
その５段階は次のとおりです。
自己実現の欲求 … 自己の潜在能力や創造性の発揮に対する欲求
自我の欲求 … 他者から尊敬や賞賛をされたいとする欲求
社会的欲求 … 集団や家族への帰属を求める欲求
安全の欲求 … 危険や脅威から保護されたいとする欲求
生理的欲求 … 動物的生存の保障に対する欲求
なるほど。そうかもしれません。
イメージしてみてください。
例えば、あなたは結婚式二次会で新郎・新婦から
「あなたに頼んでよかったよ」と心から感謝されています。
他の出席者からも「参加してよかったよ」
「おもしろかったねぇ」「盛り上がったな」
といった高い評価の声がかかります。
もちろん同窓会、ゴルフコンペであっても同様の声がかかります。
どうですか…心地よいですよね。
すなわち高次元の欲求段階である
尊敬、賞賛を得る欲求が満たされているわけです。
幹事さんであったことに胸を張って、誇りが持てる報われる局面です。
■新しい出会い、交流に有利
例えば、結婚式の二次会であれば、
新郎側、新婦側双方から幹事様が選出され、
幹事同士の新しい出会いがありますよね。
告知では、幹事としていち早く存在が認識されますし、
さらに当日は、受付、司会進行による露出で、
少なくとも出席者の範囲では、その他大勢から抜け出しています。
各テーブルへ回っても「一体誰？」という反応ではなく
「やぁ、幹事さん！」といった具合に好印象で受け入れてくれます。
出会いは人脈を広げるチャンスです。
飲食を伴う、砕けた空間でもあり、幹事さん相互はもちろん、
面識のなかったゲスト様たちとも、どんどん友達になれます。
■人間的成長の機会
結婚式二次会も、同窓会にもコンペにしても、事業性があります。
幹事様は、魅力あるプランを企画、予算を立て、
何十人規模、中には百人にも迫る参加者を募り、出欠回答の受付から飲食の手配、
景品類の手配、余興の演出、集金、支払にまでわたる事務を引き受け、扱うお金も結構な額です。
これで宿泊の手配まで伴えば、もう旅行会社です。
ゆえに赤字が出ては成り立ちません。赤字は幹事様の持ち出しを意味します。
幹事様には会計能力、段取能力が求められ、
幹事が複数の人物で構成されていれば、各々の価値観に触れることで、
チームとしての協調性、コミュニケーション能力が洗練されてゆきます。
二次会あるいは同窓会、ゴルフコンペなる事業を成し遂げることで、
達成感を得て、自信も持つことができ、人間的成長の機会にもなるわけです。
「幹事＝デキルヤツ」の構図も、あながち否定できないですよね。
幹事様は、選ばれた存在なのです。
これほどまでに幹事様をたたえる言葉はないと思います。
幹事であることに誇りを持ち、幹事事務に生き生きとして取り組みましょう。
■収支決算書作成、繰越金報告
反復継続性あるイベントでは、ゲスト様に収支決算を報告し、
剰余金は繰り越して、次回への継続性をアピールしましょう。
収支決算書の表計算ファイルは、
リンクパネルからダウンロードできます。
ＰＤＦファイルへの変換、アップロード（転送）を経て、収支決算書
ＵＲＬをメールでお知らせするとともに、後述するホームページにもリンクします。
Ｗｅｂ版招待状がＰＤＦ形式であるのに対し、
あらたにＨＴＭＬ形式でＷｅｂページを制作します。
と申しましても、テンプレート（雛形）を用いた簡易なＷｅｂページです。
せっかくサイトオーナーになられたわけですから、
使える機能は維持して、次回開催や以降の交流にも生かしましょう。
すでにゲスト様のパソコンメールアドレスが把握できているため、
以降の告知は、メール一斉配信でご案内できる点、大変有効です。
メールマガジン形式で、会報をお届けするのもよいかもしれませんね。
アップロード（転送）を経て、ゲスト様ご登録のメールアドレス宛、お知らせします。
サンプルへ
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